Qué debe tener el expediente de cada colaborador
- Contrato de trabajo registrado, no solo firmado.
- Documento de identificación y datos de inscripción al IGSS.
- Descripción de funciones y responsabilidades por escrito.
- Control de asistencia y registro de horas extra cuando aplique.
- Historial de llamadas de atención o procesos disciplinarios, si los hubo.
- Constancia de entrega del Reglamento Interior de Trabajo, cuando corresponde.
- Finiquito o documentación de cierre, en caso de terminación de la relación laboral.
Por qué importa tanto: en un conflicto laboral, la ley guatemalteca puede presumir a favor del trabajador cuando falta documentación. Un expediente completo no evita un reclamo, pero cambia por completo la posición de la empresa para responderlo.
Los errores más comunes
- Expedientes que existen pero están incompletos o desactualizados.
- Contratos firmados pero nunca registrados formalmente.
- Falta de control de asistencia, sobre todo en horas extra.
- Ausencia de constancia de políticas internas firmadas por el colaborador.
Preguntas frecuentes
¿Qué revisar antes de contratar 50 empleados o más?
El umbral de complejidad cambia: planilla, expedientes, reglamento interno y políticas internas dejan de ser opcionales y se vuelven una necesidad estructural, no administrativa.
¿Cómo prepararme para una inspección laboral?
Con un checklist prudente: documentos generales de la empresa, representante legal, expedientes completos, planilla al día y políticas internas registradas.
Contenido informativo general. No constituye asesoría legal para un caso concreto. Corporación Estrategia Empresarial · Guatemala.
